在許多的企業(yè)中對(duì)于訪客管理一般比較規(guī)范，對(duì)于外資企業(yè)可能會(huì)更加嚴(yán)格一點(diǎn)；按照筆者的理念所有的管理對(duì)象是否需要被管理從EHS的核心邏輯來看其是否會(huì)存在風(fēng)險(xiǎn)；即所有得管理活動(dòng)建立得風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別和評(píng)估的基礎(chǔ)上；
今天筆者就來一起看看對(duì)于企業(yè)來說比較簡(jiǎn)單的訪客管理。 需要對(duì)訪客進(jìn)行管控的依據(jù)是按照安全生產(chǎn)法的要求EHS管理需要對(duì)管理區(qū)域內(nèi)的人員的安全承擔(dān)管理責(zé)任和義務(wù)；同時(shí)，需要關(guān)注 T/CAWS 0021-2025《工業(yè)企業(yè)外來訪客安全管理規(guī)范》對(duì)重點(diǎn)監(jiān)管企業(yè)的訪客管理有具體要求；GB 50348《安全防范工程技術(shù)規(guī)范》對(duì)于訪客管理系統(tǒng)有相關(guān)技術(shù)要求；以及需要考慮ISO 27000的有關(guān)信息安全中對(duì)于數(shù)據(jù)隱私的合規(guī)要求；部分歐美的企業(yè)要求按照ISO 28000 《供應(yīng)鏈安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)》建立供應(yīng)鏈的安全管理體系；這些具體的要求需要根據(jù)企業(yè)本身的性質(zhì)和狀況來綜合考量。
在一個(gè)企業(yè)或者EHS的管理的物理范圍內(nèi)，日常活動(dòng)的人員有：?jiǎn)T工、供應(yīng)商、訪客、臨時(shí)工、施工作業(yè)人員等；對(duì)于訪客來說一般是指非企業(yè)內(nèi)部員工或常駐人員，因特定的目的臨時(shí)性進(jìn)入企業(yè)場(chǎng)所的個(gè)體或者群體；訪客一般未與企業(yè)簽訂勞動(dòng)合同或者服務(wù)協(xié)議；
未獲得長(zhǎng)期通行的權(quán)限；其訪問的目的主要是：商務(wù)洽談、面試、技術(shù)交流、咨詢、審計(jì)、檢查、參觀以及其他臨時(shí)服務(wù)；原則及時(shí)間限制：原則上企業(yè)內(nèi)部不允許人員進(jìn)入因此非必要需要限制或者禁止進(jìn)入。比如，快遞人員、送餐人員、企業(yè)員工的朋友等；對(duì)于訪客的停留時(shí)間應(yīng)在預(yù)約或者授權(quán)的時(shí)間段內(nèi)停留；
通常為了方便管理會(huì)將訪客的級(jí)別分為三個(gè)級(jí)別（可以根據(jù)管理的精細(xì)度要求具體劃分）；分別為：
普通訪客：一般僅限在公共區(qū)域和無敏感區(qū)域通行；
高級(jí)訪客：一般可以進(jìn)入到特定的敏感區(qū)域比如實(shí)驗(yàn)室、機(jī)房、倉(cāng)庫(kù)等區(qū)域需要佩戴特殊的門禁卡并全程有人陪同（筆者曾經(jīng)設(shè)置進(jìn)入該區(qū)域需刷卡兩次一次訪客一次陪同人員方便記錄）；
VIP訪客：屬于權(quán)限最高的訪客，會(huì)開放更多的區(qū)域但是需要在內(nèi)部管理上進(jìn)行加強(qiáng)；比如陪同、關(guān)鍵區(qū)域的安檢等；除此以外，根據(jù)進(jìn)入場(chǎng)所的不同前期需要進(jìn)行的培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)該也有所不同；根據(jù)法律的要求企業(yè)需要對(duì)訪客進(jìn)行相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)告知以及提供個(gè)人防護(hù)用品；那么需要根據(jù)不同級(jí)別的訪客提供不同內(nèi)容的培訓(xùn)和防護(hù)用品；培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)該包含訪客面臨的風(fēng)險(xiǎn)告知；需要遵守的安全規(guī)定和其他要求；緊急情況需要訪客配合的措施和行動(dòng)等；不太建議培訓(xùn)部分夾帶太多私貨；信息以簡(jiǎn)單準(zhǔn)確為準(zhǔn)；
訪客在登記階段目前很多企業(yè)都使用電子登記的方式，很少見到有企業(yè)還要求訪客趴在窗戶上進(jìn)行手寫登記的狼狽景象；在登記過程中有幾個(gè)需要訪客簽署和確認(rèn)的：第一數(shù)據(jù)保存記錄同意書：主要是告知數(shù)據(jù)采集用途、保留時(shí)間、如何刪除等以及如何確保信息不泄露承諾等信息；一般不會(huì)有人看太仔細(xì)但是建議需要法務(wù)審核；訪客需要勾選即可。
訪客安全承諾書：主要內(nèi)容應(yīng)包含訪客承諾遵守公司的相關(guān)安全要求、認(rèn)真接受安全培訓(xùn)以及配合公司的管理要求等內(nèi)容；也是需要勾選或者簽字（電子）這里需要注意的是有的訪客的培訓(xùn)沒有面授或者機(jī)授的環(huán)節(jié)，而是由書面的內(nèi)容組成可以是圖畫、動(dòng)畫甚至文字，但是最后應(yīng)該有一個(gè)訪客接受培訓(xùn)或者獲得培訓(xùn)的確認(rèn)函；需要訪客簽名。完成這部分內(nèi)容后，登記的環(huán)節(jié)基本已經(jīng)完成。
門衛(wèi)一般會(huì)按照訪客的級(jí)別發(fā)放對(duì)應(yīng)的PPE和訪客牌；訪客牌可以根據(jù)顏色來區(qū)分級(jí)別醒目也容易管理。有些企業(yè)因?yàn)橐恍┰蚩赡軙?huì)要求一些違禁進(jìn)入工廠的物品暫時(shí)門衛(wèi)室存放或者對(duì)進(jìn)入的人員進(jìn)行自行開包的檢查。切記企業(yè)是沒有權(quán)力打開訪客的包等私人物品進(jìn)行搜查的。但是，友情提醒自愿打開除外。
訪客的引導(dǎo)一般是由被訪問人親自接待；特殊情況下可由門衛(wèi)帶領(lǐng)至指定區(qū)域；避免由訪客自行前往目的場(chǎng)所的情況發(fā)生；尤其是在企業(yè)內(nèi)部道路指引不清；或者存在高危險(xiǎn)的區(qū)域的情況下；造成訪客受傷或背景發(fā)生；現(xiàn)在AI的應(yīng)用上訪客的卡片和視覺識(shí)別系統(tǒng)會(huì)全程監(jiān)控訪客在企業(yè)內(nèi)部的活動(dòng)；甚至可以監(jiān)控到訪客的PPE佩戴以及不安全行為的狀況；關(guān)于下篇文章再詳細(xì)闡述。
訪客結(jié)束訪問或者工作需要離開的過程中按照要求需要被訪問者陪同前往門衛(wèi)處進(jìn)行離場(chǎng)的交接；主要內(nèi)容有交還訪客卡以及PPE等企業(yè)的物品；門衛(wèi)應(yīng)根據(jù)登記確認(rèn)離場(chǎng)的時(shí)間以及歸還寄存的物品；關(guān)于離場(chǎng)時(shí)是否需要進(jìn)行開包檢查一直是一個(gè)比較有爭(zhēng)議的問題；筆者認(rèn)為如果在訪客到訪的整個(gè)過程中管控都比較給力的情況下，離場(chǎng)的檢查其實(shí)沒有太大的必要。而且對(duì)于訪客是不太尊重的表現(xiàn)。可以考慮取消。另外，對(duì)于部分企業(yè)要求訪客站在外面完成入場(chǎng)的相關(guān)手續(xù)其實(shí)不太雅觀而且形象也不好。建議考慮在門衛(wèi)區(qū)域建立訪客接待區(qū)域以提升企業(yè)形象；
從EHS的角度法律的合規(guī)性上來說訪客的風(fēng)險(xiǎn)告知和PPE的提供已經(jīng)完成大部分的工作；個(gè)別的訪客在企業(yè)內(nèi)部的行為有可能接觸或者涉及危險(xiǎn)源的情況；需要陪同人員負(fù)責(zé)其安全；原則上訪客是不需要在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行相關(guān)作業(yè)或者操作的；如果臨時(shí)特殊情況需要。那么筆者建議對(duì)其進(jìn)行重新培訓(xùn)并進(jìn)行確認(rèn)。
以上是一些關(guān)于訪客管理的內(nèi)容。總結(jié)下來幾點(diǎn)：一是分類對(duì)于不同類型的訪客進(jìn)行權(quán)限、區(qū)域、培訓(xùn)內(nèi)容以及要求進(jìn)行定義；按照不同的分類設(shè)置相應(yīng)的管理內(nèi)容和方法；相對(duì)來說訪客的管理其實(shí)在企業(yè)的相關(guān)方管理中屬于比較容易的內(nèi)容。只是不要與其他的人員混淆或者進(jìn)行混亂管理就容易出現(xiàn)不可控的問題。