盤點(diǎn)的意義
盤點(diǎn)是指為確定倉(cāng)庫(kù)內(nèi)或其他場(chǎng)所內(nèi)所現(xiàn)存物料的實(shí)際數(shù)量，而對(duì)物料的現(xiàn)存數(shù)量加以清點(diǎn)。在大多數(shù)人的眼里，倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)是一件很容易的事情，把材料成品數(shù)一數(shù)，記錄一下品名和數(shù)量，就可以完工，但在實(shí)際的工作過程中，卻發(fā)生很多賬實(shí)不符的事情，發(fā)生這樣的情況主要是一些細(xì)節(jié)沒有做到。其實(shí)倉(cāng)庫(kù)是一個(gè)物流的中心，一切的物資收發(fā)都必須經(jīng)過倉(cāng)庫(kù)的流轉(zhuǎn)，倉(cāng)庫(kù)必須在平時(shí)的工作中做到單據(jù)齊全，有據(jù)可查，倉(cāng)庫(kù)的工作就是真實(shí)全面的反映實(shí)物的流轉(zhuǎn)過程。
倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)的作用主要有以下幾點(diǎn)：
減少差錯(cuò)發(fā)生
物料因不斷地收發(fā)，日子久了難免發(fā)生差額與錯(cuò)誤，盤點(diǎn)可以確物料的現(xiàn)存數(shù)量，并糾正帳物不一致的現(xiàn)象，不會(huì)因?yàn)橘~面的錯(cuò)誤而影響正常的生產(chǎn)計(jì)劃。
為檢討物料管理的績(jī)效，進(jìn)而加以改進(jìn)
例如呆賬、廢料多少，物料的保管與維護(hù)，物料的存貨周轉(zhuǎn)率等等，經(jīng)過盤點(diǎn)可以認(rèn)定并加以改善。
計(jì)算損益
企業(yè)的損益與物料庫(kù)存有密切的關(guān)系，而物料庫(kù)存金額的正確與否有賴于存量與單價(jià)的正確性。因此為求得損益的正確性，必須加以盤點(diǎn)以確知物料現(xiàn)存數(shù)量。
對(duì)遺漏的訂貨可以迅速采取訂購(gòu)措施
采購(gòu)部門因工作疏漏而漏下的訂單，通過盤點(diǎn)，可以加以補(bǔ)救。
倉(cāng)庫(kù)的賬務(wù)與實(shí)物，一般來(lái)講必須做到日清月結(jié)，但在大多數(shù)企業(yè)，作到每天結(jié)賬的可能性很小，主要原因是單證的不齊全，還有一個(gè)重要的原因就是工作量太大，企業(yè)所給予的人力物力不能完成這項(xiàng)繁重的工作。為盡可能的做到帳務(wù)與實(shí)物的一致，并與財(cái)務(wù)要求保持一致，財(cái)務(wù)部一般會(huì)要求倉(cāng)庫(kù)每月盤點(diǎn)一次，以滿足會(huì)計(jì)核算的要求，在我們這里，每個(gè)季度財(cái)務(wù)部與倉(cāng)庫(kù)部/生管部會(huì)同盤點(diǎn)一次，并以半年度盤點(diǎn)和年底盤點(diǎn)最為重要。
盤點(diǎn)是一頂日常工作，是賬務(wù)與實(shí)物之間的一個(gè)銜接點(diǎn)，當(dāng)發(fā)現(xiàn)賬務(wù)與實(shí)物出現(xiàn)差異的時(shí)候，就要查明原因，做出處理結(jié)果，不同的差異原因得出不同的處理結(jié)果，主要的處理結(jié)果有賬務(wù)調(diào)整，補(bǔ)充單據(jù)，盤虧賠償損失等。
當(dāng)前盤存中存在的問題
在倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)的實(shí)際操作中卻存在著種種問題，造成盤點(diǎn)中的差錯(cuò)。眾所周之，倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)要做到賬賬相符、賬實(shí)相符，盤點(diǎn)中的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確將直接影響到企業(yè)的正常經(jīng)營(yíng)。下面列舉一些盤點(diǎn)中容易出現(xiàn)的問題：
盤點(diǎn)前準(zhǔn)備工作不足、部門之間的協(xié)調(diào)
除了臨時(shí)盤點(diǎn)外，每次周期性或大型盤點(diǎn)前都有許多準(zhǔn)備工作要做，如庫(kù)位的整理、單據(jù)的收集、賬目的清查以及盤點(diǎn)人員的安排等等。而恰恰是這些基礎(chǔ)的工作卻往往得不到重視。
1）庫(kù)區(qū)擺放混亂
因?yàn)楸P點(diǎn)中除去倉(cāng)管員外，還有其他相關(guān)部門人員配合，而這些人員對(duì)倉(cāng)庫(kù)可能并不熟悉，倉(cāng)管員在碼放混亂的庫(kù)區(qū)中極易讓其他人員暈頭轉(zhuǎn)向。倉(cāng)管員卻以自身感受代替別人的感受，而由于倉(cāng)管員自身的能力不一，造成監(jiān)盤人無(wú)法盤點(diǎn)，倉(cāng)管員有時(shí)也忙于查找物品，不但耽誤時(shí)間，還容易造成錯(cuò)誤。
2）單據(jù)的收集
確定盤點(diǎn)時(shí)間后，倉(cāng)儲(chǔ)人員未同相關(guān)人員協(xié)調(diào)好單據(jù)的截止期限，僅在盤點(diǎn)時(shí)將倉(cāng)庫(kù)單據(jù)收集起來(lái)，殊不知每張單據(jù)都會(huì)有流轉(zhuǎn)的時(shí)間。例如回庫(kù)、在途以及生產(chǎn)線上的物品等等。
3）賬目的清查
不與財(cái)務(wù)事前核對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)，各種倉(cāng)庫(kù)往往都存在一些臨時(shí)無(wú)單據(jù)的緊急進(jìn)出貨，而且財(cái)務(wù)以金額為依據(jù)，而倉(cāng)庫(kù)卻是以數(shù)量為依據(jù)，這其中必然會(huì)出現(xiàn)一些差異，這都需要事前核對(duì)，統(tǒng)一起來(lái)。以我個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，象食品等行業(yè)倉(cāng)庫(kù)都會(huì)有價(jià)格相同而產(chǎn)品不同或是相反的情況，這些所謂的串貨常常造成盤點(diǎn)的差異。曾經(jīng)在電器商場(chǎng)中出現(xiàn)將樣機(jī)漏盤，而又將空調(diào)機(jī)模誤盤的現(xiàn)象。
4）盤點(diǎn)人員的安排混亂
盤點(diǎn)前無(wú)詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，人員分工混亂，這在盤點(diǎn)時(shí)就會(huì)產(chǎn)生一人身兼數(shù)職，而有些人卻又無(wú)所事事。有的庫(kù)區(qū)早早盤完，有的卻遲遲不見動(dòng)靜，甚至有的庫(kù)區(qū)無(wú)人監(jiān)盤，也容易造成漏盤和數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確性。
盤點(diǎn)中的問題
1）相關(guān)部門人員的監(jiān)督不力
配合盤點(diǎn)的相關(guān)部門人員往往認(rèn)為事不關(guān)己，加上對(duì)庫(kù)區(qū)不熟悉，草草走個(gè)過場(chǎng)。倉(cāng)管員有意隱瞞或過于自信，在盤點(diǎn)中快速帶過。
2）臨時(shí)的進(jìn)出貨
在盤點(diǎn)時(shí)盡量讓倉(cāng)庫(kù)處在靜止?fàn)顟B(tài)中。但在企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)中必不可免的會(huì)出現(xiàn)臨時(shí)的進(jìn)出貨，處理不當(dāng)既影響運(yùn)營(yíng)又造成盤點(diǎn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。
3）盤點(diǎn)中的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤
盤點(diǎn)時(shí)一次盤過還是會(huì)有差錯(cuò)，無(wú)論人員如何認(rèn)真還是會(huì)出現(xiàn)，尤其是在交叉盤點(diǎn)時(shí)。我曾在任倉(cāng)管員時(shí)，出現(xiàn)互盤時(shí)雙方因商品不熟而錯(cuò)盤，甚至于自己的庫(kù)區(qū)也由于種種原因出現(xiàn)錯(cuò)盤，未能做到見物盤物。
盤點(diǎn)后的分析
倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)后給人的感覺往往是輕松的，但盤點(diǎn)分析卻是最重要的環(huán)節(jié)。各類倉(cāng)庫(kù)對(duì)庫(kù)存物品都會(huì)有相應(yīng)允許的盤點(diǎn)差異，往往讓盤點(diǎn)人員在做分析時(shí)當(dāng)成救命的稻草。帳實(shí)、帳賬差異會(huì)有多種原因，不能簡(jiǎn)單的因?yàn)椴町悢?shù)在允許范圍內(nèi)而一筆帶過。企業(yè)的運(yùn)營(yíng)中也有一些不規(guī)范之處，造成盤點(diǎn)人員將差異歸咎于流程或部門之間的標(biāo)準(zhǔn)上。
對(duì)倉(cāng)庫(kù)盤存中出現(xiàn)問題的解決辦法
部門配合
一個(gè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的企業(yè)他的物流是時(shí)刻變動(dòng)的，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的指標(biāo)，而企業(yè)盤點(diǎn)的目的，就是要查出某一個(gè)時(shí)間點(diǎn)的庫(kù)存量，而庫(kù)存量卻是一個(gè)靜態(tài)的指標(biāo)，這就形成了一個(gè)矛盾，這就要求生產(chǎn)和銷售部門在盤點(diǎn)期間暫時(shí)停止料物的收發(fā)運(yùn)作，達(dá)到倉(cāng)庫(kù)所需要的無(wú)變動(dòng)狀態(tài)。所以在盤點(diǎn)期間，即使生產(chǎn)出貨照常進(jìn)行，也要將生產(chǎn)所需物料提前發(fā)放到生產(chǎn)線上，以達(dá)到倉(cāng)庫(kù)物料的靜態(tài)。此時(shí)的盤點(diǎn)要求只局限于倉(cāng)庫(kù)本身，如果的年底全面盤點(diǎn)，生產(chǎn)和一切物流要全部停止動(dòng)作，生產(chǎn)線上沒有完工的物料在邏輯上還要退回倉(cāng)庫(kù)，再進(jìn)行全面的盤點(diǎn)。
人員配置
倉(cāng)庫(kù)的盤點(diǎn)必須配備一定的人員，參與盤點(diǎn)的人員必須具備一定識(shí)別和計(jì)量物料的能力，對(duì)于盤點(diǎn)工作，同時(shí)各部門還要有相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，除倉(cāng)管員以外，其他部門的人員也必須參與盤點(diǎn)，比如生產(chǎn)部和財(cái)務(wù)部，生管部需要檢查庫(kù)存品名數(shù)量，財(cái)務(wù)部不僅要對(duì)品名數(shù)量進(jìn)行監(jiān)督，還要對(duì)庫(kù)存的價(jià)值進(jìn)行計(jì)算，各部門人員的共同參與，一定程度上還增強(qiáng)了盤點(diǎn)人員的隊(duì)伍，加速了盤點(diǎn)工作的進(jìn)行。
盤點(diǎn)時(shí)間
倉(cāng)庫(kù)的盤點(diǎn)時(shí)間一般選擇在月底的最后一天，當(dāng)然也會(huì)由于臨時(shí)的需要進(jìn)行月中盤點(diǎn)。選擇在月底盤點(diǎn)的優(yōu)勢(shì)很多，第一，月底盤點(diǎn)與倉(cāng)庫(kù)每月結(jié)賬時(shí)間保持一致，更利于查找差異，分析差異原因；第二，月底盤點(diǎn)與財(cái)務(wù)結(jié)賬保持了數(shù)據(jù)的共享與協(xié)調(diào)，提高了數(shù)據(jù)的使用效率；第三，月底盤點(diǎn)為生產(chǎn)各項(xiàng)數(shù)據(jù)報(bào)表與財(cái)務(wù)月報(bào)表提供了真實(shí)有說服力的數(shù)據(jù)；第四，月底盤點(diǎn)后的數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，為下月倉(cāng)庫(kù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性提供了相應(yīng)的保障。
前期準(zhǔn)備
對(duì)盤點(diǎn)前的物料，倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)該提前做準(zhǔn)備。第一，將同一類別，品名的物料放在一起，以便于盤點(diǎn)工作的順利進(jìn)行；第二，檢查物料卡的收發(fā)結(jié)存記錄，并核對(duì)實(shí)物數(shù)量。
詳細(xì)記錄
盤點(diǎn)人員在盤點(diǎn)期間，必須認(rèn)真核對(duì)實(shí)物的品名，數(shù)量，料號(hào)，做到準(zhǔn)確無(wú)誤，對(duì)實(shí)物過小的原料，還要借助一定的計(jì)量工具（如電子稱，卡尺等）進(jìn)行計(jì)量，進(jìn)行專門的稱量計(jì)算。對(duì)于貴重材料成品，還要進(jìn)行重點(diǎn)記錄，精確計(jì)量。
復(fù)盤
根據(jù)概率論原理，同一工作失誤犯第二次的可能性是很低的。在進(jìn)行第一次盤點(diǎn)以后，有條件的企業(yè)還要對(duì)經(jīng)過盤點(diǎn)的實(shí)物進(jìn)行復(fù)盤，以提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，減少工作中的失誤。
查找差異原因
盤點(diǎn)結(jié)束以后，相同的品名要將賬存數(shù)量與盤點(diǎn)數(shù)量相比較得到差異，如果差異率超過企業(yè)的規(guī)定的范圍，就必須對(duì)差異做出說明與原因分析，差異在合理的范圍內(nèi)，也需要分析差異原因，最后調(diào)整帳務(wù)，做到賬實(shí)相符，在這里需要提示的一點(diǎn)就是次月的月初數(shù)應(yīng)該與本月的盤點(diǎn)數(shù)相等，而不是與帳務(wù)結(jié)存數(shù)相等，否則就會(huì)將差異數(shù)帶入到下月的帳務(wù)當(dāng)中，盤點(diǎn)也自然失去了他應(yīng)有的意義和效果。
臨時(shí)事件處理辦法
倉(cāng)庫(kù)在盤點(diǎn)期間，如果碰到必須的物料收發(fā)，比如急需的供應(yīng)商送貨，成品的入庫(kù)及客戶送貨，通行的做法是可以將收發(fā)的單據(jù)日期推后一天（到達(dá)下一個(gè)月份），并對(duì)入庫(kù)的原料進(jìn)行隔離處理（不參與盤點(diǎn)），對(duì)出庫(kù)的成品在發(fā)貨前盤點(diǎn)（需參與盤點(diǎn)），目的就是在這種緊急情況發(fā)生時(shí)，避免造成帳務(wù)的混亂和實(shí)物的不相符，保持帳務(wù)邏輯關(guān)系的順暢。
結(jié)論
綜上所述，倉(cāng)儲(chǔ)是物流的根本所在，一切物品的流轉(zhuǎn)都需經(jīng)過倉(cāng)庫(kù)，而現(xiàn)在各企業(yè)都強(qiáng)調(diào)大物流的概念，這就使得盤點(diǎn)工作尤其重要。盤點(diǎn)工作對(duì)維護(hù)企業(yè)資產(chǎn)存貨的完整準(zhǔn)確，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，分析原因，處理問題，改進(jìn)工作方面有著相當(dāng)重要的意義，并為會(huì)計(jì)信息匯總歸集的準(zhǔn)確性提供了相應(yīng)的保障，對(duì)了解企業(yè)資產(chǎn)狀況，物流狀態(tài)提供了第一資料，為公司決策機(jī)構(gòu)提供了有力的信息來(lái)源。