為什么工單如此重要？如何應用工單數據？
工單管理的核心是什么，如何做好工單管理？
在當今世界，數據就是一切，使用正確的工單管理軟件，您可以隨時隨地集中、標準化、組織、共享、保護和利用您的數據。使用正確的工單軟件，您可以利用數據簡化工作。
幫助您集中和標準化數據
如果你還沒有工單軟件，你的數據很可能只是到處漂浮，很難找到，很難合并。以維護手冊為例，剛開始使用的時候，因數據量少，他們會整齊地放在維修部的辦公室。但隨著時間的推移，很多維保數據會丟失。
即使你辛苦的去統計所有工單的數據，但在excel中，很難將不同維度的數據放在一起分析。而在工單軟件中，它可以幫助您將所有數據集中在一起，安全地進行備份和保護。而且由于所有內容都是數字的，并且都在同一軟件中，因此您可以用各種方式合并數據。
數據整理
一旦您的數據安全地進行了集中化和標準化，就可以開始對其進行整理。
1）明確哪些用戶可添加哪些數據
根據您的行業不同，可能會有來自不同渠道的工作申請。校園中的維護部門可以有來自學生、教師和管理人員的請求。在一個制造工廠，它可能來自于生產操作機器的人。不管它們來自哪里，我們都需要對它們進行分類，決定接受哪些，拒絕哪些。如果沒有工單軟件，這些需求可能會通過電話、郵件的附件或容易放錯位置的紙質文檔提交。使用工單管理軟件，所有的請求都以設定好的樣式出現，使您能夠輕松地對它們進行分類，并決定接受哪些請求，拒絕哪些。
2）確定將哪些數據添加到工單
決定批準哪些工作票后，工單軟件使您可以構建數據打包的工單，其中包括：
1）數字原理圖和交互式地圖
2）相關零件和材料
3）數字維護手冊
4）分步說明
5）可定制的清單以確保最佳實踐
6）可以從任何臺式機或移動設備訪問技術人員有效完成工單所需的一切。無需再跑回辦公室詢問問題或仔細檢查了。
數據共享
“共享”一詞在這里具有特定含義。在使用工單管理系統之前，我們看到的數據并非實時更新的，會導致信息不一致。使用管理軟件之后，每個人查看相同的數據。因為數據庫中只有一個副本。如果有人更改了數據，則將在工單管理軟件中實時更新數據。例如，如果工單完成，每個人都可以看到最新狀態。沒有人會根據過時的數據做出錯誤的決定。
工作訂單軟件的共享還有一個特性，那就是你可以控制不同的人看到什么。因此，部門主管能夠看到每一條數據，經驗豐富的技術人員可能看到開放的工作指令，而初級技術人員可能只能看到專門分配給他們的工作指令。工單軟件幫助您真正共享數據，同時也確保你不會過度分享。
數據保護
有兩種方法可以查看保護的概念，這兩種方法都很重要。
1）保護數據免受意外丟失
現代的工單管理軟件都是基于云的，這意味著提供商會在后臺為您完成所有技術上的繁重工作。他們完成所有數據備份以及軟件的修補和升級。由于內置了備份，因此您不必擔心丟失數據。并且由于內置的安全性，您不必擔心未經授權的訪問。
2）保護數據以防最終丟失
在傳統的基于紙張和電子表格的系統中，許多最重要的數據沒有記錄下來。技術人員掌握的知識都是來之不易，基于過往經驗的。沒有工單軟件，每一個技術人員的流失都是一場小小的災難，因為這些信息會丟失。
應用工單軟件，經驗豐富的技術人員編寫預防性維護計劃的工單，該數據將永遠存在。
數據利用
既然您將所有數據放在一個位置，可以對其進行添加和訪問，并且已經對其進行了備份和保護，那么您就可以開始真正地為您使用它了。
好的工單管理軟件會自動生成報告，使您可以跟蹤關鍵的KPI。例如，您可以看到：
- 哪些機器的維保費用最高
- 哪些技術員每月完成的工單最多
- 零備件都用到哪里去了
您還可以使用這些數據來設置新的預防性維護程序或微調現有計劃。通過查看與資產關聯的所有工單，您可以確定所需的PM類型以及所需的頻率。
進一步建議
您可以開始聯系提供商，了解CMMS軟件如何應用及演示。選擇適應自身管理需求，且擁有良好用戶體驗的管理系統。